كيف تقود اجتماع ناجح في العمل

كيف تقود اجتماع ناجح في العمل

كيف تقود اجتماع ناجح في العمل ؟ أن اجتماعات العمل من الأمور التي لا يحبها اغلب الموظفين العاملين في كافة المجالات حيث ان هذه الاجتماعات تكون مليئة بالكلمات التي لا تلمس الواقع وتبتعد كل البعد عن سوق العمل ومجالاته الواقعية فأن كنت مدير الاجتماع فهذا امر له الكثير من المخاوف مثل ان تكون الاجتماع غير مرضية من حيث إيجاد الحلول الممكنة للمشاكل الموجودة او ان يكون الاجتماع مكان للخلافات حول الآراء في إدارة العمل بدلا من ان يكون مكان لمناقشة الأمور التي بدورها يمكنها تطوير العمل والحصول على نتائج افضل فان كنت تنوي إقامة اجتماع في المؤسسة التي تعمل بها فلابد من اتباع بعض النصائح لتخرج بالاجتماع إلى الشكل المناسب المفيد للشركة

 

1-      حدد أهمية لاجتماع

أن كان لابد من القيام باجتماع في العمل فلابد من ان تحدد أهمية الاجتماع مسبقا وانه ليس واحد من الاجتماعات المقيتة والتي تضجر الموظفين وان كان الاجتماع ليس له أهمية من وجهة نظرك وهو واحد من الاجتماعات الروتينية فلا تقوم بعقد الاجتماع من البداية فلابد في بداية الاجتماع من توضيح أهمية الاجتماع للموظفين حتى يشعر كل من الموظفين بأهمية الاجتماع وبأهمية دورة في التقدم بالعمل وتطويره حتى نحصل على أفضل النتائج والتي تعود بالخير على المؤسسة وعلى كل من يعمل بها

 

كيف تقود اجتماع ناجح في العمل
كيف تقود اجتماع ناجح في العمل

2-      أعد نفسك نفسيا للاجتماع

لا تترك أي من النقاط التي يمكن ان تكون محل نقاش اثناء الاجتماع تمر من بين يديك فلابد وان تكون قد قمت بمراجعة الأمور التي سوف يتطرق الاجتماع الى الحديث بها والنقاط المتعلقة بكل من هذه الأمور حتى لا تتفاجأ اثناء الاجتماع وذلك حتى تمن نجاح الاجتماع الخاص بك وأن كنت سوف تقوم باستخدام الوسائل التوضيحية في اثناء الاجتماع فلابد من ان تكون متأكد من جميع الاسلاك والتوصيلات حتى لا تكتشف وجود أي عطل اثناء الاجتماع

 

كيف تقود اجتماع ناجح في العمل
كيف تقود اجتماع ناجح في العمل

3-      لا تجعل الصدفة تدير اجتماعك

فلابد من القيام بالكثير من الاعمال لتجنب الغاء الاجتماع مهما كانت الظروف فان كنت تنوي إقامة الاجتماع في اليوم التالي فلابد من توفير مولد للتيار الكهربائي من يوم مسبق لتجنب مشكلات انقطاع التيار كما انه يمكنك التأكد من وجود أجهزة توضيحية اخري غير المستخدمة في الاجتماع لتجنب وجود أي عطل بها ويجب عليك ان تقوم بأرسال موضوع الاجتماع والنقاط الهامة الى أعضاء الاجتماع قبل الاجتماع بفترة كافية حتى يمكنهم تجهيز أفكارهم المتعلقة بالاجتماع وموضوعه ويمكنك أيضا ان تقوم بترتيب أعضاء الاجتماع في الجلوس حول الطاولة حيث يكون على يسارك المساعد الشخصي الخاص بك وفى الجهة المقابلة على اليمين المسئول عن الأجهزة التوضيحية التي تقوم باستخدامها ومن بعد ذلك تبدأ في وضع مقاعد كل قسم من اقسام الشركة المشاركين في الاجتماع بالقرب من بعضهم البعض حتى يتمكنون من المشاورة فيما بينهم

 

4-      ابدأ الاجتماع في موعده وتفاعل مع الأعضاء قدر المستطاع

عليك ان تبدأ الاجتماع في الموعد المحدد له مهما كان عدد أعضاء الاجتماع الموجودين حتى وان كان فردا واحد فلا تجعل اجتماعك رهن للظروف او تحت رغبة الأعضاء الموجودين فيه وبعد بدء الاجتماع لا تقوم بألقاء الكلمات على اذانهم بطريقة قراءتك لدرس المطالعة قديما في المدرسة ولكن لابد من وجود بعض التفاعل مثل سؤال كل من أعضاء الاجتماع عن ما هي اهم نقطة تم اثارتها اثناء الاجتماع او ما هي أهمية هذا الاجتماع من وجهة نظر كل فرد مشارك في الاجتماع دون التحيز الى وجهة نظرك الشخصية

 

كيف تقود اجتماع ناجح في العمل
كيف تقود اجتماع ناجح في العمل

 

5-      السيطرة على الوضع عند الخلافات في وجهات النظر

من الطبيعي ان يكون هناك بعض المشاحنات والخلافات الموجودة عند السماح لكل من في الغرفة لأبداء وجهات نظرهم فلابد منك ان تكون مسيطر على مثل هذه الخلافات عن طريق ان تطلب من الجميع الهدوء بنبرة صوت حازمة ولكن لا تتعمد قول ذلك بصيغة الامر فتكفي نبرة الصون الحازمة لكي يلزم الجميع الهدوء

 

6-      لغة الجسد

من الأشياء التي تساعدك في إيصال المعلومات الى الاخرين هي لغة الجيد لذلك لابد وان تكون على علم بمبادئها حتى تتمكن من ان توصل ما تريده الى باقي أعضاء الاجتماع فلا تستخدم نبرة صوت واحدة طوال الاجتماع فلابد من التحكم في نبرات صوتك ورفعها عن الشعور ان الجميع فقدوا تركيزهم والعودة الى النيرة الطبيعية حينما تشعر ان الجميع منتبهون الى ما تقوله ويعملون على نقاط الاجتماع المهمة بتركيز ومن اهم مظاهر لغات الجسد حركة اليدين فلابد ان تكون يديك الى جانبك في اغلب فترات الاجتماع حتى لا يتشتت الموجودون في القاعة مع حركات يديك السريعة او البطيئة

 

7-      كيفية إدارة الاجتماع

لا تجعل أي شخص اخر يقود الاجتماع فلابد وان تكون انت القائد واعطي كل شخص موجود في الاجتماع فرصة لتوضيح وجهة نظرة ولا تجعل أي عضو يأخذ وقت غيره من الموجودين ولكن عليك ان تكون مركزا بشكل كبير في حديث كل شخص حتى لا يتطرق الى مواضيع فرعية لا علاقة لها بنقاط الاجتماع المهمة

 

كيف تقود اجتماع ناجح في العمل
كيف تقود اجتماع ناجح في العمل

 

8-      كيف تختم الاجتماع

ختام الاجتماع لابد وان يأتي في وقت محدد كما بدأ الاجتماع في موعده المحدد وهذا يتطلب منك مسبقا تقسيم وقت الاجتماع الى عدة مراحل وهم بالترتيب: –
أ- بداية الاجتماع ومقدمة حول أهمية الاجتماع المنعقد
ب- وقت الدخول في النقاط الهامة للاجتماع وما هي المقترحات
ج- وقت المناقشات مع أعضاء الاجتماع حول مقترحاتهم ووجهات نظرهم الشخصية
د- وقت ختام الاجتماع وكلمتك الختامية

 

كيف تقود اجتماع ناجح في العمل ؟ أن اجتماعات العمل من الأمور التي لا يحبها اغلب الموظفين العاملين في كافة المجالات حيث ان هذه الاجتماعات تكون مليئة بالكلمات التي لا تلمس الواقع وتبتعد كل البعد عن سوق العمل ومجالاته الواقعية فأن كنت مدير الاجتماع فهذا امر له الكثير من المخاوف مثل ان تكون الاجتماع غير … متابعة قراءة كيف تقود اجتماع ناجح في العمل


مقالات مشابهه